В последнее время мы практически перестали различать HR-специалистов и специалистов кадровой службы. «Да это же один и тот же человек», – скажете вы. Ошибка, фатальная ошибка, которая может дорого обойтись компании. Специалист по кадрам или «кадровик» имеет свой функционал, и отдельный сотрудник на этой позиции компании совершенно необходим. Даже если HR в ней уже есть.

Главная задача этого специалиста – вести кадровый учет, заниматься всей документацией, вести отчетность, передавать ее в проверяющие органы. Многие сегодня уверены, что этим занимается HR служба, но это не так. Функционал профессионалов различается.

В общем можно сказать, что HR-отдел имеет дело в основном с людьми, а кадровики – с документами. Конечно, разделение не такое четкое, но приоритеты именно таковы. Но не забывайте, что специалисты по кадрам консультируют сотрудников, если им нужны справки по любым формальным вопросам: оформление, разъяснение прав и обязанностей, возможностей наложения взысканий и т.д.

В крупных компаниях специалисты по кадровому учету могут вести только один участок: например, только оформлять личные карточки или работать с отчетностью. Но по-настоящему универсальные специалисты владеют всеми тонкостями ведения документации и системами электронного документооборота. За счет этого они могут без труда переключаться с одного участка на другой.

Специалисты по кадровому учету должны обладать рядом обязательных компетенций.

Знать трудовое право и владеть кадровым делопроизводством

• Готовить документы для трудоустройства (личные карточки, трудовой договор, должностные инструкции и т.д.).
• Готовить все документы для увольнения.
• Разрабатывать инструкции по охране труда и следить за их обновлением и выполнением.
• Разрабатывать локальные нормативные документы (командировки, отпуска, защита персональных данных и т.д.).
• Готовить отчеты (для социального фонда, военкомата, для службы занятости и т.д.).
• Готовить документы для оформления льгот.

Разбираться в правилах трудовой дисциплины и системе штрафов

Это необходимо как для поддержания дисциплины, так и для повышения лояльности сотрудников. Если они будут точно знать свои права и обязанности, а также всегда смогут проконсультироваться по этим вопросам и избежать взысканий, то будут ценить работу в таком коллективе.

Читать данные HR-аналитики

Это важно и для HR, и для кадровой службы, так как часто за счет правильного кадрового учета можно повысить лояльность сотрудников компании.

Готовить собственные документы

Ряд документов не имеют установленных шаблонов. Специалист по учету делает их сам, руководствуясь образцами и опираясь на нормы законодательства.

Не менее важно и то, каким набором «мягких» навыков должен владеть специалист кадрового учета. По данным исследователей из Гарварда, 85% профессионального успеха зависит именно от них.

Умение создавать команду и работать в коллективе

Специалист по кадровому учету, даже если он работает в небольшой компании и не имеет как таковой профессиональной команды, должен взаимодействовать со всеми членами трудового коллектива и поддерживать с ними доверительные отношения.

Умение управлять конфликтами

И вовремя гасить их. Это умение включает и эмпатию, и навыки активного слушания, и эмоциональный интеллект.

Навыки переговоров и эффективной коммуникации

Специалист по кадровому учету вполне может участвовать в разрешении конфликтов, особенно если компания небольшая. Достаточно часто специалисты по кадровому учету выступают посредниками и модераторами в конфликтах руководства и трудового коллектива.

Отсутствие в компании специалиста по кадровому учету и, соответственно, ошибки в оформлении документов, грозят компании ощутимыми штрафами

• Неправильное заполнение трудовых договоров – до 100 000 рублей для компании и до 10 000 рублей для ИП.
• Некорректное ведение журнала учета трудовых книжек – до 50 000 рублей для компании. При повторном нарушении – до 70 000 рублей.
• Непредоставление в военкомат списков работников, которые подлежат постановке на воинский учет – до 400 000 рублей для компании и до 50 000 рублей для руководителя.
• Обработка персональных данных без уведомления Роскомнадзора – до 300 тыс. рублей для компании.
• Сокрытие данных об утечке персональных данных более суток – до 3 млн рублей.

В Учебном центре «Специалист» вы можете пройти комплексную подготовку по данному профилю