Нужен ли организации табель учета рабочего времени и как его вести

Светлышева Ольга Юрьевна,
преподаватель Центра по направлению
Управление персоналом и кадровому делу

В законодательстве не содержится прямого указания на ведение табеля.

Между тем судебная практика показывает, что этот документ помогает решать трудовые споры.

Например¹, заведующий кафедры одного из образовательных учреждений был уволен за прогулы (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Он отсутствовал на рабочем месте с 12-00 до 18-00 в течение нескольких дней. Заключение о прогуле работодатель сделал на основе данных из автоматизированной системы контроля пропусков и служебных записок ректора.

Работник не согласился с таким решением и обратился в районный суд с исковым заявлением о восстановлении на работе, признании увольнения незаконным и взыскании с работодателя заработной платы за время вынужденного прогула. Суды двух инстанций отказали ему в удовлетворении этих требований.

Но Президиум Московского городского суда изучил материалы дела и выяснил, что автоматизированная система контроля пропусков в некоторые из дней «прогула» не работала. В суд были представлены также табели учета рабочего времени, оформленные надлежащим образом, которые подтверждали факт нахождения сотрудника на рабочем месте в спорные дни.

Логика рассуждения следующая: данные, которые были получены работодателем из автоматической системы не должны расходиться с данными, которые содержатся в табелях учета рабочего времени. Если в табеле отмечено одно количество отработанных часов, а по сведениям из автоматической системы выходит другое, работодатель не сможет доказать факт совершения работником прогула.

Приняв табели в качестве доказательства Президиум Московского городского суда вернул дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции.

Итак, на вопрос «Нужен ли организации табель учета рабочего времени?» даём очевидный ответ: «Да, нужен!»

Табель помогает работодателю:

• учитывать время, отработанное каждым работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь основание для расчета зарплаты и подтверждения правомерности начисления/неначисления зарплаты и компенсаций;
• отслеживать явку и обосновывать взыскания, примененные к работнику;
• составлять статистическую отчетность.

Законодатель не обязывает вести табель учета рабочего времени. Вместе с тем в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Организации и индивидуальные предприниматели вправе выбирать способы контроля рабочего времени. С этой целью многие работодатели традиционно ведут табель.

Примерный алгоритм ведения табеля учета рабочего времени выглядит так:

Как правило, для ведения такого учета используются унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Эти формы не являются обязательными для применения с 01.01.2013 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля.

Форма № Т-12 является универсальной и содержит дополнительный раздел 2, в котором отражаются расчеты с работниками по оплате труда. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела «Расчет с персоналом по оплате труда».

Форма № Т-13 обычно применяется для автоматизированного учета в организациях, в которых установлен специальный турникет (автоматическая система, контролирующая явку работников).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

• в форме № Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
• в форме № Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В унифицированных формах табеля в верхней строке указывают условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней отмечают продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) на каждую дату. Допускается увеличение количества граф для указания дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенной продолжительности рабочего времени и т. д. производятся на основании соответствующих документов (листка нетрудоспособности, письменного согласия работника на сверхурочную работу и др.).

В форме № Т-12 при заполнении граф 5 и 7 в верхних строках указывается количество отработанных каждым работником дней, в нижних строках — количество отработанных часов за учетный период.

Затраты рабочего времени в табеле могут учитываться одним из способов:

• сплошная регистрация явок и неявок на работу;
• регистрация только отклонений (например, неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении разных видов отпусков, дней временной нетрудоспособности, служебных командировок и т. д. в табеле в верхней строке проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки не заполняются.

Алгоритм заполнения табеля рабочего времени вручную:

1. Указываем наименование организации (или ФИО ИП) и структурного подразделения (отделов).
2. Вносим код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)².
3. Присваиваем порядковый номер документа и дату составления (как правило, это последний день отчетного месяца или последний рабочий день отчетного месяца).
4. Указываем отчетный период (обычно 2 недели или месяц).
5. Вносим информацию о работнике — табельный номер (присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета), фамилию и должность.
6. Отмечаем информацию о явках и количестве отработанного времени.
7. Считаем количество отработанных дней и часов за месяц.
8. Указываем сведения для начисления зарплаты.
9. Вносим сведения о причинах и времени неявки.
10. Ставим подписи ответственных лиц.

Пример заполненного табеля

За отсутствие документов по ведению учета рабочего времени предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тысячи до 5 тысяч рублей;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей;
• на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

¹ Определение Президиума Московского городского суда от 19.06.2015 по делу N 44г-64

² Для заполнения информации о явках и неявках работников используют коды, которые можно посмотреть на титульном листе табеля формы № Т-12 (например, «Я» — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов), «В» — выходной день, «К» — командировка, «ОТ» — отпуск, и т. д.).