Можно ли обойтись без подбора? Часть 2

Светлышева Ольга Юрьевна,
преподаватель Центра по направлению
Управление персоналом и кадровому делу

О.Ю. Светлышева, сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента

(В продолжение темы стоимости подбора, см. статью «Сколько стоит подбор. Адресуется тем, кто хочет знать точные цифры»):

Итак, генеральный директор интересуется: «Сколько?»

Ответ в миллионы рублей его неприятно удивляет и возникает категоричный вопрос: «Если подбор – дорогое удовольствие, можно ли обойтись без него?»

Каждый грамотный HR понимает, что надо делать:

• с одной стороны – модернизировать (модное слово) внутренние системы работы с персоналом,
• с другой – работать с конкретными сотрудниками: непосредственными руководителями (чтоб не выгоняли, а вдохновляли) и работниками (чтоб не убегали и не халтурили).

Разделение на группы условное.

Направление первое – работаем с HR-системами, проводим организационные изменения:

• реинженеринг (перестройка) бизнес-процессов,
• автоматизация бизнес-процессов,
• перераспределение функций,
• аутсорсинг,
• аутсаффинг,
• лизинг персонала.

Для примера реинженеринга бизнес-процессов приведу забавную (но реальную) ситуацию, произошедшую в одной из российских организаций. Компания создавалась с «0», вначале арендовали несколько подвальных помещений, где не только работали, но и проводили свободное время (обеды, кофе-брейки и т.д.). Для этого оборудовали небольшое помещение под кухню. Со временем компания выросла и выкупила все здание под офис. Бывшая кухня с кофе-машиной и продуктами (сахар, печенье и проч.) осталась в подвале, столовую для работников компании разместили на первом этаже, а кабинет и приемная генерального директора теперь занимают просторные помещения на втором этаже. В приемной два секретаря: один выполняет поручения руководителя организации, работает с посетителями и отвечает на телефонные звонки, второй – при необходимости готовит чай-кофе, т.к. первый секретарь надолго отлучаться не может (функционал второго секретаря невелик и зарплата тоже, но находиться на рабочем месте надо целый день).

Теперь рассмотрим бизнес-процесс под названием «Принесите, пжл, кофе» по этапам:

• Этап I: Принять заказ (что и сколько)
• Этап II: Спуститься в подвал (где по-прежнему размещаются продукты и кофе-машина)
• Этап III: Приготовить кофе (это отдельный бизнес-процесс)
• Этап IV: Поднять кофе (и проч.) на второй этаж
• Этап V: Внести в кабинет генерального директора
• Этап VI: Правильно расположить чашки с кофе (и проч.)
• Этап VII: Принять благодарность руководителя в виде «Спасибо, Леночка (Светочка, Аллочка и проч.)»
• Этап VIII: Улыбнуться очаровательной улыбкой 
• Этап IX: Выйти из кабинета и занять свое место 
• Этап X: Ожидать следующего бизнес-процесса под названием «Уберите, пжл, посуду»

Понятно, что на этой должности постоянная текучесть и приходится много времени тратить на «заманивание» и адаптацию нового человека. Все гениальное - просто. Думаю, вы уже догадались, как можно при помощи реинженеринга данного бизнес-процесса исключить подбор. В этой организации решили перенести кофе-машину и продукты в комнату, расположенную около приемной и таким образом отпала необходимость в штатной единице «Второй секретарь».

Сегодня у каждой организации есть возможность автоматизировать практически любой бизнес-процесс. Если говорить о процессах, связанных с управлением персоналом, то это, прежде всего, ведение кадрового делопроизводства, расчет заработной платы, подбор персонала, оценка эффективности работы сотрудников и др. Провайдеров и специализированных программ на рынке много, главное, сделать правильный выбор.

Конечно, со стороны руководителя организации могут быть возражения, связанные с дополнительными затратами. И здесь HRу надо уметь показать выгоду от автоматизации.

Например, проводим хронометраж рабочего времени и высчитываем время, затрачиваемое на оформление приема на работу одного работника (перевод, увольнение, предоставление отпуска и т.п.), затем делаем то же, но с использованием конкретной программы (напр., 1С 8.2: Управление персоналом) и сравниваем показатели. Даже учитывая стоимость установки и обслуживания программы, обучения работников (в т.ч., новых) затраты компании в любом случае будут меньше, поскольку за счет автоматизации бизнес-процессов есть возможность сократить количество рабочих мест и, как следствие, сэкономить на подборе.

Перераспределение функций между работниками применятся довольно часто и эффективно. Работник увольняется (уходит в отпуск, болеет, прогуливает и т.д.), а кто-то выполняет его обязанности (конечно, за дополнительную оплату!).

Пример: специалист по кадрам уходит в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком. Тогда другим работникам отдела кадров предлагают распределить функционал между собой и оформить как дополнительную работу («пока не найдем сотрудника по срочному трудовому договору»). Но поиск не увенчался успехом…

Года через два с половиной работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, написала заявление об увольнении («решила посвятить себя дому-семье, работать больше не буду»). Тогда вновь встал вопрос о поиске кандидата на должность специалиста по кадрам. Но работники отдела кадров так привыкли к дополнительной работе и дополнительной оплате, что наотрез отказались принимать в своем коллективе «чужаков» («два с половиной года справлялись и дальше сами справимся»). Тогда провели организационно-штатные мероприятия: сократили одну штатную единицу специалиста по кадрам и в трудовые договоры работников внесли соответствующие изменения. Все счастливы, нет штатной единицы – нет подбора.

Аутсорсинг, аутсаффинг и лизинг персонала – это современные кадровые технологии, которые помогают в процессе подбора персонала, а иногда являются его альтернативой (подробнее о них вы можете прочитать в статье «Компании-трилистники»).

Есть еще одно направление для облегчения процесса подбора персонала - работа с конкретными сотрудниками: непосредственными руководителями и работниками. Об этом в следующий раз.