СОВЕЩАНИЕ или ППР?* *посидели, поболтали, разошлись

Как провести рабочее время с пользой

Утро. В заводоуправление дружной вереницей тянутся руководители подразделений: радостно здороваются, шутят, оживлённо что-то обсуждают. Несут позитив. Позитив длится ровно до того момента, как эти бодрые и энергичные ребята переступают пороги кабинетов «профильных» директоров. Что происходит потом? Оно! - СОВЕЩАНИЕ. Полчаса – и сотрудники выходят обратно. Тихие. Бурчащие. Иногда – рычащие. Завтра всё повторяется. И послезавтра. И послепослезавтра.

Знакомые метаморфозы? Не важно, завод это или офис. Спросить у большинства сотрудников «Любите ли вы совещания?» - всё равно, что признаться в собственном неадеквате.

Став руководителями, вы наверняка захотите, чтобы совещания были полезным временем в рабочем графике, а ваши сотрудники не избегали их под разными предлогами. Внедрите в практику несколько приёмов – и совещания превратятся во взаимовыгодное взаимодействие. А ещё – можете подсказать эти приёмы другим руководителям, когда те обратятся к вам за советом.

Решать задачу будем с точки зрения маркетинга: когда покупатель купит продукт? Когда поймёт, что продукт удовлетворит его потребность. Так давайте предложим работникам то, что они хотят!

Что хотят работники?

Ясности и предсказуемости. Для чего я туда иду? Что меня ждёт? – вполне естественное желание сотрудника сделать общение с руководителем более предсказуемым.

Краткости, сути, чёткости. Ничего нового – старый добрый SMART. Хоть при планировании, хоть при подведении итогов: реалистичность обсуждаемого, актуальность – да вы и сами всё знаете. Слушать только то, что касается сути вопроса – ничего лишнего (и личного, кстати, тоже). Видеть, как ценится время и уважается регламент. Принимать к исполнению чёткие конкретные задачи с распределением ответственных за каждое поручение.

Реализма и честности. Наши работники гораздо бОльшие интуиты, чем нам кажется. Даже самый зелёный новичок способен почувствовать неискренность и отличить воздушный замок от вполне реального – каменного – домика. Добавьте к этому знания и опыт – что получим? В общем, поменьше замков – побольше реальности. Разрыв декларируемого положения дел с фактическим сначала забавляет сотрудников, а потом порождает сопротивление и нежелание слушать «сказки».

Справедливости. Чувство справедливости (и вообще – равнение на справедливость) - одна из особенностей отечественной культуры организации. Один из критериев справедливости – «каждому по заслугам»: и хвалить, и ругать.

Быть услышанными. Когда люди слушают и говорят охотнее? – 1) когда слышат диалог и 2) когда видят, что их мнение учитывается, а предложения воплотились в жизнь. И в «молчащей» аудитории есть те, кто готов высказаться и поддержать обсуждение.

Благодарности. Кто-то за индивидуальный рывок и достижения. Кто-то – за профессиональный подход. Кто-то – за поддержание командного духа и боевого настроя.

Что требуется от нас как руководителей?

Подготовка. Что я собираюсь сообщить? Кому? С какой целью? Что будет результатом совещания? Прописанная и заранее разосланная участникам повестка – ваш незаменимый помощник в организации работы: она даст приглашённым и ясность, и предсказуемость.

Управляемое проведение. Приглашаем только тех, кого затрагивают запланированные к обсуждению темы. Придерживаемся повестки. Все сотрудники разные, и кто-то будет уводить в сторону – не поддавайтесь! Сначала – повестка, другие вопросы – если останется время (или, если проблема окажется действительно крайне важной, можно запланировать новое совещание). Выдерживаем регламент. Вот вам краткость, суть и чёткость во плоти.

Перспективы и горизонты обязательно рисуем, планки целей ставим, но реальные, то, что будет посильным и понятным. Даже если дела идут не лучшим образом – скажите об этом честно (заметьте, раскрывать карты полностью во всех деталях необязательно, во всяком случае, для всех) – так присутствующие получат чувство земли под ногами. Практически любое совещание содержит вопрос, требующий общего решения – вот удовлетворение потребности быть услышанным. Даже банальное «Слушаю ваши вопросы!» на простой информационной пятиминутке уже сдвинет дело с места.

Конечно же – каждому по труду: кого-то похвалить, кого-то пожурить, главное – чтобы за конкретные дела и результаты (корректность и вежливость – опции «по умолчанию»). Вот они – справедливость и благодарность в действии.

Контроль выполнения. Назначить ответственных – только полдела. Соблюдение установленных точек контроля, сбор отчётов, подведение и обсуждение итогов – всё это потребует определённых настойчивости и терпения, но потом окупится стократ: люди понимают, что они – не сами по себе, их работа важна, а заодно более чётко и ясно представят себе содержание собственной деятельности.

Итак, суть остаётся прежней – на совещании мы продолжаем делать то, что считаем нужным: подводим итоги, ставим задачи, организуем, мотивируем и принимаем решения. Всё дело в соусе. Или в обёртке – как вам удобнее это называть.

Независимо от формата совещания – пятиминутка перед началом смены или определение долгосрочной стратегии целого холдинга – предложенные принципы и приёмы работают на всех уровнях проведения.

Конечно же, сотрудники не полюбят совещания на 100% (любовь – вообще штука эфемерная и непостоянная). При смене «формата работы» потребуется некоторое время на привыкание и перестройку. Однако в любом случае сопротивление собраниям снизится в разы, а эффективность взаимодействия и удовлетворённость от совместной работы возрастёт.

Об этом и многом другом вы узнаете на курсах Центра «Специалист». Продуктивных вам совещаний!

Автор: Брыксина Светлана Александровна.
Выпускница дипломной программы:
Руководитель кадровой службы со знанием 1С:Предприятие 8. Управление персоналом (редакция 3.1)